SEF portal i lokalni softver: zašto moraju da rade zajedno
Ako portal i aplikacija ne sarađuju, korisnik u praksi radi isti posao dva puta i sve sporije veruje svom sistemu.
Niko ne želi da isti dokument pravi dva puta, ali upravo se to često desi kada lokalni softver i SEF portal žive kao dva odvojena sveta. Prvo nastane račun lokalno, zatim se isti podaci prenose na portal, pa se posle status proverava na trećem mestu. To je najbrži način da ljudi izgube poverenje u ceo proces.
Problem nije u samom SEF-u, nego u prekidanju toka rada. Ako alat produžava posao umesto da ga skraćuje, korisnik vrlo brzo krene da traži prečice, beleške sa strane i ručne dopune. Tada sistem formalno postoji, ali stvarni rad više nije uredno vođen.
Zato je najbolja varijanta da aplikacija ostane centralno mesto rada, a da SEF bude prirodan nastavak istog dokumenta. Tada korisnik ne mora da razmišlja u kom je sistemu, nego samo da li je dokument pripremljen, poslat i kakav status trenutno ima.
To je naročito važno za preduzetnike i male firme, jer oni nemaju poseban tim koji će ceo dan gledati samo portal. Njima je bitno da administracija bude kratka, jasna i ponovljiva, a ne da svaki dokument otvara novo pitanje.
Kada lokalni softver i SEF rade zajedno, nestaje veliki deo duplog rada. Ostaje jasan trag: dokument je nastao, poslat je, status je osvežen i korisnik tačno zna gde se trenutno nalazi. Upravo tako i treba da izgleda moderan poslovni tok.
Još korisnih vodiča
SEF za male firme: odakle krenuti bez nervoze
SEF deluje komplikovano uglavnom onda kada se ubaci preko noći, bez reda u kupcima, dokumentima i samom toku rada.
Elektronske fakture: šta je važno za mali tim
Malom timu elektronske fakture vrede samo ako skraćuju posao; čim ga dupliraju, ceo smisao pada u vodu.
SEF i PDV evidentiranje: zašto korisniku treba jasan status
Kada dokument nema jasan status, korisnik ne zna da li je posao završen ili tek počinje nova obaveza.